De un tiempo a esta parte, las empresas utilizan una herramienta RPA (Robotic Process Automation) para tareas que cumplen con estas 2 características -son repetitivas y numerosas - (típicamente tareas de back-office).
El objetivo de RPA es poner en marcha robots -así se llama- que se encarguen de estas tareas y sustituyan así a los empleados que las realizan. Estos robots tienen la particularidad de trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y sin “cansarse”, es decir, sin poder cometer los errores que un empleado podría estar inducido a cometer, precisamente por este aspecto de la repetitividad. y que conduce a la fatiga y al hastío.
Se puede hacer uso de RPA en muchos departamentos de la empresa: contabilidad, finanzas, RRHH, logística, etc.
Antes de abordar el modo de funcionamiento de RPA, la primera crítica obvia se refiere al impacto de RPA en la actividad del empleado o incluso en su puesto. 2 respuestas a este problema planteado. Por un lado, los robots RPA solo reemplazan tareas repetitivas sin mucho valor agregado, y desde ya no la totalidad de la actividad del empleado.
¿Cómo funciona RPA?
.Sin prejuzgar las diferencias entre las diferentes soluciones RPA disponibles en el mercado, en general, RPA funciona de la siguiente manera.
El robot o bot va pues emular una tarea específica de un empleado. Será creado por un especialista en RPA que es básicamente un desarrollador. Hablaremos de un "creador de bots". Este bot podrá interactuar con sistemas de información como un ERP o incluso sitios web -de dominio público o de la empresa-, etc.
En cuanto a la creación de bots, existe una "economía de bots", un mercado donde se pueden comprar y vender bots. Esto reduce el tiempo de creación del bot.
Una vez funcional, este bot se almacenará en un repositorio de bots, listo para ser usado. En particular, se puede apelar a versionado de bots.
Finalmente, para utilizar estos bots, de forma programada o bajo demanda, se utiliza lo que se denomina un “bot runner”, un lanzador de bots.
¿Cómo se encara un proyecto de RPA?
Como en cualquier proyecto de TI, comenzaremos con una fase de análisis funcional. Donde entenderemos lo que hace el empleado, de forma especialmente detallada, paso a paso, y si es posible realizando capturas de pantalla de todas las tareas que realiza.
Una peculiaridad de un bot es que no es capaz de aprender. En otras palabras, cuando un bot encuentre una excepción a lo que se le pide que haga, no podrá hacerlo y probablemente se detendrá.
Por lo tanto, el analista deberá estar particularmente atento a las excepciones. ¿Qué hacer si dicho sitio de Intranet no es accesible? ¿Qué pasa si se ha cambiado el nombre de usuario/contraseña para acceder a dicha aplicación? etc.
Una vez que el analista tenga la descripción más exhaustiva posible, tanto del funcionamiento normal del proceso como de sus excepciones, construirá el bot. Este bot no es más que una lista de entradas en un programa informático -código- que emula la actividad del empleado.
Una vez que se escribe el bot, se probará y se pondrá en producción en el Centro de ejecución de bots.
Una herramienta RPA se puede agregar de forma bastante natural a una herramienta BPM. De hecho, es natural y fácil de hacer, reemplazar en un modelo BPMN, y posteriormente en su ejecución, ciertas tareas de usuario por bots.
Aunque RPA es una herramienta
- que se vende independientemente
- tiene un costo mucho más accesible que una herramienta de BPM, y por lo tanto su ciclo de venta es más rápido
- es a veces el punto de ingreso a este enfoque de automatización de procesos
RPA puede percibirse como una sobrecapa de BPM.