Un proyecto BPM se compone de 3 fases: la auditoría de la problemática y de lo que hay que mejorar, la traducción de esta problemática a un diagrama BPMN - con el adicional indispensable de rigor respecto a un documento Microsoft Word, Powerpoint o VIsio -, y luego, de ser posible la automatización de su ejecución con un seguimiento vía BAM (Business Activity Monitoring). En este artículo nos centraremos en el enfoque metodológico de la 2ª etapa. De hecho, no basta con estar cómodo en el lenguaje BPMN para tener éxito en este paso crucial.
1. Identificar si esta problemática puede ser manejada por una sola orquestación (o colaboración) o si se necesitan varias. En este último caso, defina claramente con una etiqueta el nombre de cada proceso y su alcance.
2. Para cada uno de los procesos en cuestión, decidir
2.1 Si se trata de una orquestación o una colaboración, es decir, si queremos traer participantes fuera de la organización en estudio
2.2 Si se empieza directamente con el modelado BPMN o se pasa por una herramienta destinada al área de negocios, tal como Signavio QuickModel
3. Para cada uno de los procesos involucrados, en lo que respecta a la orquestación, decidir cuántos roles humanos estarán involucrados y, por lo tanto, cuántos corredores. Decida también si va a agregar uno o más carriles de tareas automáticos.
4. Para cada uno de los corredores, decidir desde un principio y en vista de la complejidad del proceso en estudio, si utilizaremos en el nivel 1 cajas negras – subprocesos.
5. Si se utilizan subprocesos, si serán procesos integrados o procesos existentes en un repositorio de procesos.
6. Para cada orquestación, identificar el número de eventos de inicio. De hecho, cada vez más procesos son multicanal (Web, aplicación para smartphone, correo electrónico, etc.)
7. Para cada orquestación, identificar la cantidad de eventos de finalización tanto para el éxito como para el fracaso. Cuantos más eventos de finalización se describen, más se aclaran los resultados del problema comercial.
Una vez finalizado el modelo
8. Verificar que en términos BPMN
8.1 La circulación de tokens es correcta
8.2 No hay demasiadas gateways de enlace XOR
9. Mejorar la presentación del modelo
9.1 Con artefactos BPMN
9.2 Con features de la herramienta de modelado, como colores.
Es poco probable que esta metodología sea exhaustiva. Dicho esto, ofrece una guía a todos aquellos, cada vez más numerosos, que tienen que abordar temas de negocio y traducirlos al estándar BPMN. En particular, diferenciar claramente entre lo que en el modelo BPMN se relaciona con el negocio, lo que se relaciona con el estándar en sí y lo que se relaciona con la documentación del modelo.