De nombreuses organisations pensent avoir une vision claire de la manière dont fonctionnent leurs processus.
Jusqu’au départ d’un collaborateur clé. Jusqu’à l’arrivée d’un nouveau membre dans l’équipe.
Jusqu’à ce qu’une erreur apparaisse et que personne ne puisse expliquer pourquoi. Jusqu’à ce qu’un client demande pourquoi la même tâche est effectuée de trois manières différentes.
Le problème vient rarement d’un manque d’efforts. Le problème vient d’un manque de clarté.
Lorsque les processus ne sont pas documentés et modélisés de manière cohérente :
Les connaissances critiques restent détenues par des individus au lieu d’appartenir à l’organisation.L’intégration des nouveaux collaborateurs et leur formation prennent davantage de temps.
Les initiatives d’amélioration partent d’hypothèses plutôt que de faits.
Les systèmes ERP finissent par être configurés à partir d’interprétations différentes d’un même processus.
L’automatisation amplifie les inefficacités existantes.
Tout cela a un coût. Un coût qui apparaît rarement dans un budget, mais qui se manifeste par des retards, des reprises, des réunions interminables et de mauvaises décisions.
Documenter les processus n’est pas de la bureaucratie. Il s’agit de créer une compréhension partagée de la manière dont l’entreprise fonctionne réellement afin de pouvoir l’améliorer, l’automatiser et accompagner son passage à l’échelle.
La question n’est pas de savoir combien coûte la documentation des processus. La question est de savoir combien coûte le fait de continuer à fonctionner sans les documenter.
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