Un projet BPM est composé de 3 phases : l'audit de la problématique et du fonctionnement à améliorer, la traduction de cette problématique en un modèle BPMN, et si possible l'automatisation de son exécution avec un suivi via un BAM (Business Activity Monitoring). Dans cet article on va s'intéresser à un aspect de la 2ème étape - celle de la modélisation -, qui est d'en avoir une approche méthodologique. En effet, il ne suffit pas d'être à l'aise dans le langage BPMN pour réussir cette étape cruciale.
1. Identifier si cette problématique peut être traitée par une seule orchestration (ou collaboration) ou s'il en faut plusieurs. Dans ce dernier cas, définir clairement par un libellé le nom de chaque processus et son périmètre.
2. Pour chacun des processus concernés, décider
2.1 S'il s'agit d'une orchestration ou d'une collaboration, autrement dit si on veut faire apparaître des participants extérieurs à l'organisation sous étude
2.2 Si on démarre directement par la modélisation BPMN ou l'on passe par un outil destiné au métier, tel que QuickModel.
3. Pour chacun des processus concernés, pour ce qui relève de l'orchestration, décider combien de rôles humains seront concernés, et donc de couloirs. Décider également si on va rajouter un ou plusieurs couloirs de tâches automatiques.
4. Pour chacun des couloirs, décider d'entrée de jeu et au vu de la complexité du processus sous étude, si on fera appel au niveau 1 à des boîtes noires – des sous-processus.
5. Dans le cas où l'on fait appel à des sous-processus, s'il s'agira de processus intégrés ou de processus existants dans un référentiel de processus.
6. Pour chaque orchestration, on identifiera le nombre d'événements de démarrage. En effet, de plus en plus les processus sont multi-canaux (Web, application smartphone, mail, etc.)
7. Pour chaque orchestration, on identifiera le nombre d'événements de finalisation aussi bien par réussite que par échec. Plus on décrit d'événements de finalisation, plus on clarifie les issues de la problématique métier.
Une fois le modèle finalisé
8. Vérifier qu'en termes BPMN
8.1 La circulation des jetons est correcte
8.2 Il n'y a pas trop de passerelles XOR
9. Améliorer la présentation du modèle
9.1 Par des artefacts BPMN
9.2 Par des fonctionnalités de l'outil de modélisation, telles que les couleurs.
Cette méthodologie ne sera vraisemblablement pas exhaustive. Cela dit, elle permet d'offrir un guide à tous ceux, de plus en plus nombreux, qui sont amenés à aborder des problématiques métier et à les traduire dans le standard BPMN. Notamment bien différencier, ce qui dans le modèle BPMN, relève du métier, ce qui relève de la norme elle-même et ce qui relève de la documentation du modèle.